ควบคุมสภาพแวดล้อมการพิมพ์ของคุณ บทเรียนจาก 'แนวหน้า' โดย kapoklog Logistics

Managed Print Services (MPS) เป็นตลาดที่เติบโตเต็มที่สำหรับอุปกรณ์ เช่น เครื่องถ่ายเอกสารและเครื่องพิมพ์ในสำนักงานทั่วไป โดยธุรกิจส่วนใหญ่ใช้งานมานานกว่าสาม* ปี; 45%* อ้างว่ามีการใช้งานมานานกว่าห้าครั้ง

แต่ด้วยการเพิ่มขึ้นของจำนวนพนักงานที่ทุ่มเทและการใช้แท็บเล็ตอย่างแพร่หลาย MPS จึงต้องพัฒนาในแผนกต้อนรับส่วนหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทต่างๆ สามารถมองเห็นสภาพแวดล้อมด้านเอกสารทั้งหมดของตนได้อย่างสมบูรณ์ ดังนั้นการจัดการการพิมพ์จึงยังคงมีความสำคัญ ความท้าทายอยู่ที่การควบคุมปริมาณข้อมูลและข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ที่เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ

ฉันรู้สึกแปลกเสมอที่องค์กรต่างๆ ไม่เคยนำแนวคิดของ MPS มาใช้กับแอปพลิเคชันแบ็คออฟฟิศอย่างแท้จริงในลักษณะเดียวกับที่พวกเขานำมาใช้ในแนวหน้า หลักการและคุณประโยชน์เหมือนกันคือสามารถควบคุมและมองเห็นกลุ่มเครื่องพิมพ์ทั้งหมดได้ รวมทั้งประหยัดต้นทุนได้มากถึง 30%

แต่เช่นเดียวกับที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดของแผนกต้อนรับส่วนหน้า ก็มีการเปลี่ยนแปลงที่ด้านหลังด้วยเช่นกัน การพึ่งพาเครื่องพิมพ์เคลื่อนที่ เครื่องสแกนมือถือ และแท็บเล็ตในคลังสินค้าและโรงงานที่เพิ่มขึ้น หมายความว่าไม่ใช่แค่งานพิมพ์เท่านั้นที่ต้องจัดการ แต่ยังรวมถึงอุปกรณ์ทั้งหมดด้วย หากอุปกรณ์สูญหายหรือถูกขโมย หากใช้งานไม่ได้ในช่วงเร่งด่วน เช่น แบล็คฟรายเดย์หรือคริสต์มาส หรือแม้กระทั่งแบตเตอรี่หมดก่อนเปลี่ยนกะ สิ่งนี้อาจส่งผลกระทบร้ายแรงต่อความสามารถของคุณในการตอบสนองความต้องการของลูกค้า การวิจัย VDC ประมาณการว่าความล้มเหลวของอุปกรณ์เท่ากับการสูญเสียประสิทธิภาพการทำงานไป 80 นาที

บริการการมองเห็นสินทรัพย์ (AVS) เช่นเดียวกับบริการที่เรานำเสนอหมายความว่าคุณมีข้อมูลเชิงลึกเชิงคาดการณ์เกี่ยวกับสภาพของอุปกรณ์มือถือของคุณได้มากขึ้น และด้วยเหตุนี้จึงมีการมองเห็นการปฏิบัติงานในระดับที่สูงขึ้น และคุณไม่จำเป็นต้องลงทุนในซอฟต์แวร์การจัดการอุปกรณ์มือถือ (MDM) เนื่องจาก AVS สามารถใช้เอเจนต์แบบง่ายที่มีอยู่ในอุปกรณ์ Zebra ที่เปิดใช้งานทั้ง Android และ Windows เพื่อรวบรวมข้อมูลสำคัญทางธุรกิจที่จำเป็น สามารถจำแนกสุขภาพของแต่ละอุปกรณ์ได้โดยใช้ระบบรหัสสีสัญญาณไฟจราจรแบบง่ายๆ และให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีแก้ไขปัญหาที่ส่งผลต่อการทำงาน

ทั้ง AVS และ MPS ช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนแปลงวิธีการจัดการสินทรัพย์ของคุณ ทำให้คุณทำงานในเชิงรุกมากกว่าเชิงรับ พวกเขาจัดเตรียมเครื่องมือและข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อคาดการณ์ค่าใช้จ่าย ทำให้คุณควบคุมงบประมาณได้มากขึ้นและเรียกเก็บเงินที่ไม่คาดคิดน้อยลง

ในสำนักงานส่วนหน้า ต้นทุนยังคงเป็นตัวขับเคลื่อนหลักสำหรับ MPS แต่บริษัทต่างๆ ต้องการมากกว่าการประหยัดต้นทุนในปัจจุบัน แต่ยังต้องการโซลูชันและบริการการพิมพ์ที่ปลอดภัยอีกด้วย จึงไม่น่าแปลกใจเลยที่ 61%* ของธุรกิจทั่วโลกรายงานว่ามีการละเมิดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์อย่างน้อยหนึ่งครั้งในปีที่แล้ว ขอย้ำอีกครั้งว่าสภาพแวดล้อมของแบ็คออฟฟิศก็ไม่แตกต่างกัน และฉันคิดว่า 90% ของธุรกิจกำลังพิมพ์ฉลาก 'ตามความต้องการ' จากอินเทอร์เฟซเครื่องพิมพ์ที่ออกแบบฉลาก สิ่งนี้ทำให้พวกเขามีความเสี่ยงเพิ่มขึ้นที่ผู้ปฏิบัติงานจะเปลี่ยนแปลงฉลากโดยไม่ได้รับอนุญาตก่อนการพิมพ์ ไม่ว่าจะโดยบังเอิญหรือโดยเจตนา ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อทั้งประสิทธิภาพการผลิตและชื่อเสียง

ตลาด MPS ส่วนหน้าของสำนักงานส่วนหน้ากำลังเปลี่ยนแปลงอย่างไม่ต้องสงสัย และแน่นอนว่าพนักงานเปลี่ยนกล่องบางรายมีความเสี่ยงมากขึ้น เว้นแต่พวกเขาจะสามารถยกระดับการให้บริการและความปลอดภัย หรือเป็นพันธมิตรกับธุรกิจที่ทำสิ่งนั้นได้ ผู้ให้บริการ MPS ที่ประสบความสำเร็จมากขึ้นก็คือผู้ให้บริการที่สามารถเชื่อมโยงทั้งกระดาษและดิจิทัล และตอบสนองความต้องการที่ซับซ้อนและเติบโตขององค์กรได้

เราเห็นการเปลี่ยนแปลงที่คล้ายกันในแบ็คออฟฟิศ โดยบริษัทต่างๆ ต้องการโซลูชันระดับองค์กรเพื่อจัดการอุปกรณ์ทั้งหมด เช่น เครื่องพิมพ์ทางอุตสาหกรรม คอมพิวเตอร์มือถือ เครื่องสแกน และเครื่องพิมพ์มือถือ ฉันหวังว่าการขับเคลื่อนประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจจะชักชวนผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในแบ็คออฟฟิศให้เรียนรู้จาก MPS แนวหน้า และเริ่มมีส่วนร่วมกับผู้ที่อยู่ในตำแหน่งที่ดีที่สุดในการส่งมอบผ่านประตูคลังสินค้า